WYDAWANIE ODPISÓW LUB ZAŚWIADCZEŃ

Z KSIĄG STANU CYWILNEGO

Wymagane wnioski

Wniosek o wydanie odpisu lub zaświadczenia z akt stanu cywilnego

Wymagane załączniki

Potwierdzenie zapłaty opłaty skarbowej (np. potwierdzenie przelewu lub pokwitowanie z kasy Urzędu lub wpłatomatu)

Dokument, który potwierdzi interes prawny, jeżeli nie ma ustawowych uprawnień do otrzymania odpisu lub zaświadczenia.

Opłaty (jeśli są pobierane)

Odpisy:

- odpis skrócony - 22,00 zł,

- odpis zupełny - 33,00 zł,

- odpis na druku wielojęzycznym – 22,00 zł,

Zaświadczenia:

- zaświadczenie o stanie cywilnym - 38 zł,

- zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby - 24 zł,

- zaświadczenie o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego - 24 zł

Możliwe opłaty dodatkowe:

17 zł – opłata skarbowa za złożenie dokumentu, który potwierdza udzielenie pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo udzielone małżonkowi, wstępnemu (rodzicowi, dziadkowi), zstępnemu (dziecku, wnukowi, prawnukowi) lub rodzeństwu jest zwolnione z opłaty.

17 zł – opłata skarbowa za formularz wielojęzyczny, który można otrzymać do zaświadczenia o stanie cywilnym oraz odpisu skróconego z akt stanu cywilnego.

Dokumenty do wglądu

Dokument tożsamości – dowód osobisty lub paszport

Jednostka odpowiedzialna

Urząd Stanu Cywilnego budynek C, pokój nr 4

tel. 022 779 46 84, e-mail: usc@otwock.pl

Pon. 8⁰⁰-18⁰⁰

Wt. - Pt. 8⁰⁰-16⁰⁰

Sposób załatwienia

Przyjęcie wniosku

Wydanie odpisu, zaświadczenia

Termin załatwienia

Odpisy:

Do 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku – jeśli akt jest w elektronicznym centralnym rejestrze stanu cywilnego.

Do 10 dni roboczych – jeśli akt był sporządzony w innym urzędzie stanu cywilnego i nie został jeszcze przeniesiony do rejestru.

Zaświadczenia:

Do 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku,

Tryb odwoławczy

Od decyzji odmawiającej wydania odpisu, wydanej przez Kierownika USC w Otwocku, przysługuje odwołanie do Wojewody Mazowieckiego, za pośrednictwem Kierownika USC, w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

Odmowa wydania zaświadczenia następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie do Wojewody Mazowieckiego, w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia.

Opłata za odwołanie

Nie pobiera się

Uwagi

1. Z ksiąg stanu cywilnego wydaje się odpisy zupełne i skrócone aktów stanu cywilnego, zaświadczenia o dokonanych w księdze stanu cywilnego wpisach lub o ich braku, zaświadczenie o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego, zaświadczenie o stanie cywilnym oraz inne zaświadczenia dotyczące urzędowego potwierdzenia określonych faktów, np. zaświadczenie o wyznaczonej dacie ślubu.
2. Podmioty uprawnione do uzyskania odpisów i zaświadczeń: osoba, której akt dotyczy, jej wstępny, zstępny, rodzeństwo, małżonek, przedstawiciel ustawowy, pełnomocnik oraz inne osoby, które wykażą interes prawny. Jeżeli sprawa ma być załatwiana przez pełnomocnika należy przygotować odpowiednie pełnomocnictwo.
3. Jeśli wraz z wnioskiem składana jest kopia pełnomocnictwa musi być ona poświadczona za zgodność z oryginałem przez: notariusza lub adwokata lub radcę prawnego, który jest pełnomocnikiem w sprawie lub upoważnionego pracownika urzędu, który prowadzi sprawę. Należy wtedy okazać również oryginał dokumentu.
4. Interes prawny ma miejsce, gdy przedstawienie odpisu aktu stanu cywilnego lub zaświadczenia ma istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy w postępowaniu sądowym lub administracyjnym, co należy udokumentować wezwaniem sądu lub organu administracji do przedłożenia tego dokumentu lub okazaniem potwierdzonego przez sąd pozwu sądowego względnie zawiadomienia organu administracyjnego o toczącym się postępowaniu.
5. Wniosek o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego należy złożyć do USC, w którym powinna znajdować się księga.
6. Aby załatwić sprawę przez Internet:

• Należy mieć profil zaufany lub podpis kwalifikowany.
• Na elektronicznej Platformę Usług Administracji Publicznej (ePUAP) ap.gov.pl. należy wypełnić wniosek, wybrać sposób płatności, sposób otrzymania odpisu lub zaświadczenia, dołączyć wymagane dokumenty.
• Należy wniosek wysłać do wybranego USC, czego potwierdzeniem będzie otrzymanie Urzędowego Potwierdzenie Przedłożenia

7. Odpisy i zaświadczenia można otrzymać w formie dokumentu elektronicznego. Odpis i zaświadczenie w formie elektronicznej może być wykorzystane wyłącznie w systemach informatycznych instytucji, do których jest przekazywane. Wydruk takiego zaświadczenia nie jest dokumentem urzędowym.
8. E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Aby skorzystać z tego systemu, należy złożyć wniosek o założenie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Więcej informacji na stronie https://www.gov.pl/web/e-doreczenia.
9. Kierownik USC może odmówić wydania zaświadczenia, jeśli wnioskodawca nie ma uprawnień do jego otrzymania, np. informacje, o które prosi dotyczą innej osoby i nie wykaże interesu prawnego do ich uzyskania. Wydana zostanie wtedy decyzja administracyjna o odmowie wydania zaświadczenia, od której przysługuje odwołanie do wojewody. Odwołanie należy złożyć za pośrednictwem kierownika USC, który wydał decyzję, w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania.
10. Zaświadczenie o stanie cywilnym może otrzymać wyłącznie osoba, której to zaświadczenie dotyczy (art. 49 ust. 3 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego).
11. Zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby mogą otrzymać:

• osoba, której zaświadczenie dotyczy i jej małżonek,
• wstępni: rodzice, dziadkowie, pradziadkowie,
• zstępni: dzieci, wnuki, prawnuki
• rodzeństwo,
• przedstawiciel ustawowy,
• opiekun prawny (musi przedstawić prawomocne postanowienie sądu),
• inne osoby, które wykażą interes prawny na podstawie dokumentu.

12. Interes prawny istnieje wtedy, gdy niezbędne jest przedstawienie zaświadczenia, żeby załatwić swoją sprawę np. w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Aby wykazać taki interes prawny trzeba przedstawić w USC dokument, który go potwierdzi, np. wezwanie z sądu do złożenia zaświadczenia.
13. Zaświadczenie o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego może otrzymać osoba:

• której dotyczy dokument potwierdzający zdarzenie (np. urodzenie),
• która wykaże interes prawny,
• która wykaże interes faktyczny w odtworzeniu dokumentu potwierdzającego zgon.

14. Wielojęzyczny standardowy formularz do dokumentu urzędowego (tłumaczenie pomocnicze) jest wydawany do zaświadczeń o stanie cywilnym. Formularz nie jest samodzielnym dokumentem. Może być przedstawiany tylko z dokumentem, do którego został wydany, np. z zaświadczeniem o stanie cywilnym.
15. Wniosek o wydanie formularza można złożyć jednocześnie z wnioskiem o wydanie dokumentu, do którego ma zostać dołączony, po wydaniu dokumentu, do którego ma być dołączony, pod warunkiem, że został wydany w USC. W tej sytuacji z wnioskiem o wydanie formularza trzeba złożyć również ten dokument. We wniosku o wydanie formularza naeży podać język państwa członkowskiego Unii Europejskiej, w którym ma być sporządzony wielojęzyczny formularz.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 28 listopada 2014 roku Prawo o aktach stanu cywilnego

Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 roku kodeks postępowania administracyjnego

Ustawa z dnia 16 listopada 2006 roku o opłacie skarbowej

Ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o przedkładaniu niektórych dokumentów urzędowych w państwach członkowskich Unii Europejskiej

Nr konta do dokonania opłaty skarbowej: 89 8001 0005 2001 0007 9875 0013

Karta usług (do pobrania)