Sygnaliści
Informacje dla sygnalistów
Sprawy ochrony Sygnalistów uregulowane są w Ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) (zwanej dalej Ustawą).
Poniżej przedstawiono informacje istotne dla Sygnalistów:
1) Adres poczty elektronicznej umożliwiający dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.
2) Warunki objęcia sygnalisty ochroną.
Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach Ustawy od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Informacją o naruszeniu prawa jest informacja (w tym uzasadnione podejrzenie) dotycząca zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.
Urząd Miasta Otwocka przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne dotyczące wymienionych w Ustawie naruszeń prawa. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
3) Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji.
Zgłoszenia dokonuje się pisemnie, w postaci elektronicznej na adres wskazany w pkt 1).
Składane zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz powinno zawierać co najmniej następujące informacje: datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia oraz wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
4) Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji.
Informacja zwrotna jest to przekazana Sygnaliście informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań lub o odmowie przyjęcia zgłoszenia
Organ potwierdza Sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że Sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
Sygnaliście przekazuje się informację zwrotną w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
W uzasadnionych przypadkach Sygnaliście przekazuje się informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, po poinformowaniu o tym Sygnalisty przed upływem terminu 3 miesięcy o którym mowa powyżej.
Informuje się Sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia.
5) Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych.
Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
Można takie dane ujawnić, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
Przed takim ujawnieniem, organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym Sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
Organizacja i środki techniczne zastosowane w Urzędzie Miasta Otwocka do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób i obejmuje anonimizację danych Sygnalisty na etapie weryfikacji zgłoszenia i podejmowania działań następczych.
Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych Sygnalisty i innych osób wskazanych powyżej, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Prezydenta. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
6) Zasady przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 8 Ustawy, a także zasady przetwarzania danych osobowych oraz informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą, uregulowanych odpowiednio w art. 5 i art. 13 rozporządzenia 2016/679, art. 13 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylającej decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 89, z późn. zm. 4 ) albo art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz. Urz. UE L 295 z 21.11.2018, str. 39).
Po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza się dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
Nie stosuje się przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (zwanego dalej "RODO"), dotyczących źródła pochodzenia danych osobowych, jeśli Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
Nie stosuje się przepisu art. 15 ust. 1 lit. g RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych, jeśli Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Po upływie okresu przechowywania dane osobowe są usuwane, natomiast dokumenty związane ze zgłoszeniem są niszczone, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.
Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Urząd Miasta Otwocka, który zobowiązany jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.
7) Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym.
Działanie następcze jest to działanie podjęte przez organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.
W pierwszej kolejności w Urzędzie Miasta Otwocka dokonuje się wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organów Miasta Otwock, a jeżeli nie należy - na ustaleniu innego organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organów Miasta Otwock, przekazuje się zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych oraz informuje o tym Sygnalistę.
Odstępuje się od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, o czym informuje się Sygnalistę, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia. Można równocześnie poinformować Sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie Sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana sygnaliście zawiera pouczenie w tym zakresie.
W celu weryfikacji informacji o naruszeniach podejmuje się niezbędne działania, w szczególności można przeprowadzić postępowanie wyjaśniające oraz zbierać informacje, materiały, a także pobierać wyjaśnienia od osób mogących posiadać jakiekolwiek informacje w sprawie.
W przypadku stwierdzenia naruszenia prawa osoba podejmuje się niezbędne działania, w szczególności zgłasza sprawę do organów ścigania lub podejmuje inne działania mające na celu wyeliminowanie przypadków naruszeń prawa, odzyskanie środków finansowych lub poniesienie odpowiedzialności przez sprawców naruszenia prawa.
W przypadku niestwierdzenia naruszenia prawa lub niemożności skutecznego przeprowadzenia działań wskazanych powyżej następuje zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń.
Na żądanie Sygnalisty wydaje się, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach Ustawy.
Można nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego Sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. O tym fakcie informuje się Sygnalistę, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym Sygnalisty.
8) Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.
Działania odwetowe
Działanie odwetowe to każde działanie, które ma na celu zaszkodzenie osobie, która zgłosiła naruszenie prawa lub ujawniła nieprawidłowości. Aby uznać dane zachowanie za odwet, musi być ono motywowane tym zgłoszeniem lub ujawnieniem. Także groźba lub próba podjęcia takich działań może być traktowana jako odwet. W sytuacji, gdy dochodzi do niekorzystnych działań wobec sygnalisty, to pracodawca ma obowiązek wykazać, że te działania nie miały na celu odwetu za dokonane zgłoszenie lub ujawnienie publiczne. Ustawa wymienia przykłady zachowań, które mogą zostać uznane za działania odwetowe, a są to:
- odmowa nawiązania stosunku pracy,
- obniżenie wynagrodzenia za pracę,
- wstrzymanie awansu,
- pominięcie przy awansowaniu,
- spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej,
- mobbing,
- dyskryminacja.
Wskazany w Ustawie spis działań odwetowych jest otwarty, a pozycje wymienione w Ustawie nie wyczerpują wszystkich możliwych działań odwetowych.
Warunki objęcia sygnalisty ochroną
Zgodnie z art. 6 Ustawy przyznanie ochrony sygnaliście następuje od momentu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Oznacza to, że przyznana ochrona nie ma charakteru bezwarunkowego i nie obejmie osób, które świadomie przekazały bądź też ujawniły fałszywe informacje.
Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi
Ustawa wprowadziła przepisy sankcjonujące nie tylko zachowania utrudniające albo uniemożliwiające dokonanie zgłoszenia, ale także działania odwetowe.
W przypadku pierwszej grupy zachowań przewidziano karę grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku (z możliwością zaostrzenia jej wymiaru do lat 3 w przypadku stosowania przemocy, groźby karalnej czy też podstępu).
Podejmowanie działań odwetowych wobec Sygnalisty podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2, zaś w przypadku podejmowania tych działań w sposób uporczywy grozi kara ograniczenia wolności do lat 3.
Zgodnie z art. 14 Ustawy Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
Karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku podlega także bezprawne ujawnienie tożsamości Sygnalisty.
Inne prawa przysługujące sygnaliście
Ustawa gwarantuje osobom dokonującym zgłoszenia lub ujawnienia publicznego także inne, ważne prawa.
Prawo do poufności – każde zgłoszenie musi być traktowane jako poufne, a dane sygnalisty muszą być chronione. Ta ochrona dotyczy również informacji, które mogłyby pośrednio lub bezpośrednio ujawnić tożsamość sygnalisty.
Prawo do informacji zwrotnej – zgodnie z przepisami zgłaszający powinien otrzymać od organu właściwego do podjęcia działań następczych informacje o tym, jakie działania są planowane lub zostały podjęte w związku ze zgłoszeniem.
Pisemne zaświadczenie o ochronie – w przypadku zgłoszeń zewnętrznych sygnalista może wystąpić do organu odpowiedzialnego za działania następcze o zaświadczenie, które będzie potwierdzeniem objęcia go ochroną (Rzecznik Praw Obywatelskich wydaje takie zaświadczenie tylko w ograniczonym zakresie, gdy sprawa dotyczy konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela). Organ ma miesiąc od momentu otrzymania prośby na wydanie tego zaświadczenia.
Wydanie zaświadczenia nie ma na celu ustanowienia ochrony, ponieważ ta obejmuje sygnalistę od chwili dokonania zgłoszenia, a nie od momentu otrzymania zaświadczenia. Sygnalista nie ma obowiązku przedkładania zaświadczenia podmiotowi, którego dotyczy zgłoszenie.
9) Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16 Ustawy.
Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
10) Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego
W sytuacji, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej innego podmiotu, a Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, może on skorzystać z procedury zgłoszeń wewnętrznych funkcjonującej w innych podmiotach, o ile w danym podmiocie taka procedura istnieje. Informacje o istnieniu takich procedur powinny być udostępnione przez taki podmiot.
11) Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich.
Zespół do spraw Sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich
- Puławska 99a
02-595 Warszawa
Infolinia przeznaczona do dokonywania ustnych zgłoszeń zewnętrznych: (22) 20-98-499
Formularz zgłoszeń zewnętrznych:
Formularz wniosku o udzielenie porady: